Comme nous le savons tous, les entreprises fonctionnent grâce au financement, d’où l’importance du suivi des dépenses effectués. Cependant, les logiciels de gestion des dépenses professionnelles facilitent ce processus d’enregistrement des transactions, et permettent de mieux comprendre les finances concernées. Ces logiciels de gestion des dépenses, sont généralement utilisés par les entreprises pour exécuter plusieurs fonctions financières.
En effet, un logiciel de gestion des dépenses offre : une visibilité, un contrôle et une conformité globale pour aider les entreprises à garantir l’exactitude des notes de frais ; à réduire les dépenses et à payer les employés à temps.
En réalité le suivi et la gestion des dépenses, étaient un processus fastidieux pour les organisations ; car toutes les dépenses étaient traitées sur la base de reçus papier, et il n’y avait souvent pas de sauvegarde. Si vous perdez dans ce cas une facture papier, vous perdez par la même occasion des informations ou de l’argent. Tout cela change de nos jours si vous utilisez un logiciel de gestion des dépenses pour gérer vos diverses fonctions financières.
Alors, pour vous aider dans ce sens ; nous vous proposons ci-dessous une liste du top 7 des meilleurs des meilleurs logiciels de gestion des dépenses professionnelles. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet voyons d’abord ce que signifie ce type de logiciel.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Les logiciels de gestion des dépenses professionnelles aident votre organisation de plusieurs manières ; notamment en simplifiant et en automatisant la saisie des dépenses professionnelles, en éliminant la trace papier, en rationalisant la révision et en réduisant les efforts administratifs. L’utilisation de système de suivi des dépenses de haute qualité, est devenue nécessaire pour toutes les tailles d’entreprises et facilite le contrôle de vos dépenses.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des dépenses ?
Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour traiter, payer et vérifier les dépenses engagées par les employés. Le système de gestion des dépenses permet, à vos employés de saisir les dépenses pour approbation via les navigateurs et les applications mobiles. Le logiciel analyse les dépenses globales de votre entreprise, contrôle les dépenses excessives et les opportunités de réduction des coûts.
Il vous permet d’avoir une visibilité complète et de suivre l’utilisation des ressources financières de l’entreprise par les employés. Ainsi, lorsque vous disposez de l’un des meilleurs logiciels de gestion des dépenses professionnelles ; il doit avoir des fonctionnalités complètes qui offrent des possibilités telles que la facturation et l’inventaire. Les fonctionnalités et compétences de base que chaque système de gestion des dépenses devrait avoir sont :
· Les registres de dépenses
Cette fonctionnalité vous permet de rester au top de vos ressources, même depuis votre mobile ou vos tablettes. Il suit les dépenses et les stocke dans des bases de données robustes avec des filtres de recherche intégrés.
· La gestion des factures
Votre logiciel doit disposer de cette fonctionnalité, pour renforcer les relations avec les clients et les partenaires externes ; ainsi que pour aider les entreprises à utiliser leurs ressources de manière plus appropriée. Ils peuvent ainsi bénéficier de remises pour paiement anticipé, renforcer la conformité, réduire les risques, etc.
· Il doit être capable de fusionner les dépenses
Le logiciel de suivi des dépenses fusionne vos dépenses, les catégorise et les joint à n’importe quel rapport ; vous aidant à éliminer le risque de double saisie et d’erreurs de dépenses.
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· La gestion des reçus
Le logiciel enregistre tous les détails importants sans avoir besoin d’importer les données manuellement, lorsque les reçus sont automatisés ; il permet aussi la personnalisation selon vos besoins.
· Le contrôle du processus d’approbation
Votre logiciel doit autoriser plusieurs utilisateurs et ainsi, ils sont sécurisés avec des autorisations de rôle et des tâches attribuées. De ce fait, tout ce à quoi vous accédez, est hautement contrôlé et seul l’administrateur peut approuver les données insérées dans le système.
· L’intégration
Le logiciel que vous avez choisi doit s’intégrer couramment à d’autres systèmes tels que : les logiciels de suivi du temps ; les logiciels de paie, la gestion des voyages, les logiciels de gestion des effectifs et les logiciels de comptabilité.
· L’application mobile
L’application automatisée doit inclure des fonctionnalités de reconnaissance vocale, de suivi du kilométrage et de détection des dépenses ; et ceci, afin de vous aider à gagner du temps et à augmenter votre efficacité. Ce sont des fonctionnalités pertinentes que chacun des logiciels de gestion des dépenses professionnelles, doit avoir en son sein.
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Quels sont les avantages des logiciels de gestion des dépenses professionnelles ?
L’une des meilleures choses à propos des outils de gestion des dépenses est qu’ils peuvent également être utilisés pour une variété de programmes. Le logiciel suit les dépenses, ce qui permet aux utilisateurs de signaler et de prévoir les dépenses futures et donc une certaine personnalisation. Certains des avantages les plus distinctifs que les organisations tirent de l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses sont les suivants :
1. Logiciels de gestion des dépenses professionnelles : Le suivi efficace des frais de déplacement
Le logiciel de gestion des dépenses permet à votre organisation de simplifier le suivi et le remboursement des frais de déplacement. En particulier, le logiciel profite beaucoup aux organisations avec un nombre élevé d’employés qui voyagent fréquemment.
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2. Il rationalise la gestion des dépenses
Plus vos employés voyagent, plus ils dépensent pour leurs déplacements professionnels. Les employés s’attendent donc à être remboursés dans les plus brefs délais, tandis que les employeurs doivent s’assurer que les dépenses sont conformes aux politiques de leur entreprise et approuvées avant d’être traitées. Ce processus est simplifié avec le logiciel de gestion des dépenses.
3. Réduit les erreurs de traitement
Lors de la soumission ou du traitement manuel des notes de frais, des erreurs peuvent survenir. C’est exactement là que les outils de suivi des dépenses viennent commodément pour ce défi, facilitant le travail de vos employés.
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4. Logiciels de gestion des dépenses professionnelles : L’atténuation des risques fiscaux
Le logiciel est essentiel pour maintenir l’exactitude des données et ne permet aucune erreur. Il vous aide à différencier les dépenses légitimes et illégitimes, les organise en catégories, et rend compte de chaque dépense réclamée en conséquence.
5. Les réponses flexibles aux risques et réduction de la fraude
Sans aucune exigence d’installation d’infrastructure supplémentaire, le logiciel peut récupérer rapidement en économisant sur les coûts de mise en œuvre.
6. La conformité à la réglementation
Le respect des réglementations internes et externes, est la priorité absolue de toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Le logiciel de gestion des dépenses garantit qu’il suit automatiquement les modifications législatives, et met à jour les données du système afin de refléter cela.
7. La gestion fiable des dépenses
Avec le logiciel de gestion des dépenses, les règles sont les règles. Les employés sauront à l’avance ce qu’ils ont à demander et ce qu’ils ne doivent pas demander. Le logiciel permet une approbation et un paiement automatisé, motivant les demandeurs et les confirmateurs à agir rapidement.
Ils offrent un service abordable, convivial et qui évolue au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
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Les meilleurs logiciels de gestion des dépenses à découvrir
1. Expensify : Gestion des reçus et des dépenses basée sur le cloud
Expensify fait des notes de frais qui ne sont pas nulles ! Si vous en avez assez du pénible processus de déclaration des dépenses, Expensify est le moyen le plus rapide et le plus simple de gérer vos dépenses professionnelles. Maintenant, vous pouvez vous débarrasser de ces enveloppes pleines de reçus. Prenez simplement une photo rapide du reçu avec cette application et le tour est joué. La technologie SmartScan lira votre reçu et saisira toutes les informations pour vous. Vous pouvez également importer automatiquement les dépenses directement, depuis votre banque ou votre carte de crédit et générer un reçu électronique garanti par l’IRS.
Parlant des fonctionnalités de gestion des dépenses, Expensify contrôle le processus d’approbation, gestion des factures, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus. De plus, elle assure gestion des remboursements, contrôle des dépenses, suivi du temps, gestion des flux de travail. Expensify possède l’une des meilleures structures de support pour les utilisateurs de tout logiciel passé ou actuel utilisé dans l’organisation. Du processus d’installation initial au dépannage quotidien, de tout obstacle rencontré lors de l’utilisation d’Expensify ; elle vous sera toujours d’une excellente aide.
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2. Sage Intacct : Meilleur ERP cloud pour la finance
À propos de Sage Intacct : Sage Intacct s’investit entièrement pour répondre aux besoins des professionnels de la finance, aux besoins des clients ; et à 100 % engagé dans le cloud. Des milliers d’organisations s’appuient sur le meilleur logiciel ERP cloud de Sage Intacct, qui fait partie de Sage Business Cloud, pour fournir l’efficacité et les informations ; qui leur garantissent une croissance rapide de leur portefeuille, de leur premier million à leur premier milliard, et au-delà.
Les fonctionnalités de Sage Intacct Expense Management : contrôle du processus d’approbation, gestion des factures, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus. Et plus encore, elle est capable d’assurer la gestion des remboursements, contrôle des dépenses, suivi du temps, gestion des flux de travail. C’est un logiciel génial et fantastique, facile à utiliser et à mettre en œuvre. Vous pouvez utiliser ce logiciel, de manière créative et pas seulement en tant que programme GL comme la plupart des programmes l’exigent.
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3. Zoho Expense : Réalisez vos rapports de dépenses, en toute simplicité
Le tableau de bord intuitif offre des informations sur divers aspects tels que : le résumé des rapports non soumis et soumis, le montant à rembourser, le nombre de dépenses non déclarées, etc. La section Analytics fournit des informations exhaustives sur les dépenses de l’entreprise, avec des rapports allant des détails des dépenses aux violations de la politique. Zoho Expense s’associe à un large éventail d’applications, sur toutes les plateformes. Il s’intègre étroitement à l’écosystème Zoho, avec des applications telles que : Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Invoice et Zoho People. Il peut également être intégré à QuickBooks en ligne, pour prendre en charge votre comptabilité.
Les fonctionnalités de Zoho Expense Expense Management : contrôle du processus d’approbation, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus ; gestion des remboursements, contrôle des dépenses, gestion des flux de travail. En réalité, les dépenses des entreprises sont en règle grâce à Zoho Expense, cela permet même de faire une planification plus approfondie et adéquate des réalités financières en tant qu’entreprise. Les enregistrements de paiements, les factures, les dépenses d’exploitation, les relations de dépenses et les rapports sont de nombreux avantages offerts par Zoho Expense.
4. FreshBooks : Logiciel de comptabilité cloud pour les propriétaires de petites entreprises
À propos de FreshBooks : FreshBooks est un service de facturation en ligne et de suivi du temps, qui vous fait gagner du temps et vous donne une allure professionnelle. Nous pensons que la tenue de dossiers financiers doit être simple, rapide et peut-être même amusante ; mais toujours suffisamment détaillée pour satisfaire votre comptable. FreshBooks est facile à utiliser et vous pouvez l’essayer gratuitement.
Les fonctionnalités de gestion des dépenses FreshBooks : gestion des factures, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus, suivi du temps. C’est l’un des meilleurs logiciels de gestion des dépenses professionnelles et vraiment bien conçu. La facturation, l’acceptation des paiements en ligne et le suivi des dépenses ne pourraient pas être plus simple.
5. Replicon : Obtenez un aperçu complet de tous les coûts et dépenses
Replicon, la société Time Intelligence™. Elle a plus de 20 ans de leadership dans l’industrie, et serait la pionnière d’une nouvelle approche de la gestion du temps. Time Intelligence élève le temps en tant qu’actif stratégique au sein d’une organisation, afin d’améliorer la productivité opérationnelle, les performances et la rentabilité. Ainsi, la plate-forme Time Intelligence de Replicon propose des solutions pour la conformité mondiale du temps et de la rémunération brute, la gestion du temps d’entreprise pour l’ERP ; des logiciels d’opérations commerciales pour les services professionnels et un SDK pour un développement continu. Parlant des fonctionnalités de gestion des dépenses de Replicon, il contrôle le processus d’approbation, gestion des factures, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus ; la gestion des remboursements, le suivi du temps et la gestion des flux de travail.
6. Fyle : Gestion intelligente des dépenses
Fyle est la plate-forme de gestion des dépenses de nouvelle génération, pour les entreprises que les employés adorent l’utiliser. Fyle est livré avec des plugins, qui rendent l’ensemble du processus de gestion d’une dépense similaire à celui d’aimer une publication sur Facebook. En effet, il relie les e-mails, les applications grand public et d’autres plates-formes pour simplifier l’enregistrement, le partage et le traitement des dépenses et des factures au sein d’une organisation. Avec Fyle, les utilisateurs peuvent capturer leurs données de dépenses, au moment où ils terminent la transaction en un seul clic. Il contrôle le processus d’approbation, gestion des factures, multidevise, gestion des reçus, téléchargement des reçus, gestion des remboursements, contrôle des dépenses et la gestion des flux de travail.
7. Pleo : Cartes de paiement d’entreprise et rapports de dépenses
A propos de Pleo : Pleo propose aux salariés des cartes de paiement à puce, leur permettant d’acheter ce dont ils ont besoin pour travailler, tout en gardant la maîtrise des dépenses des entreprises. Il révolutionne les dépenses des entreprises, en réduisant la complexité administrative ; en éliminant les rapports de dépenses et en simplifiant la comptabilité.
Les fonctionnalités de Pleo Expense Management : contrôle du processus d’approbation, gestion des factures, gestion des reçus ; téléchargement des reçus, contrôle des dépenses et gestion des flux de travail.
Comment gérer et suivre les notes de frais d’une entreprise ?
Dans cet article nous venons de vous présenter les sept meilleurs logiciels de gestion des notes de frais, ainsi que les avantages d’y recourir. En effet selon la taille de l’entreprise s’équiper d’un outil informatique adapté à un suivi des dépenses professionnelles s’impose pour maitriser davantage ces lignes comptables. Ainsi dans le cas où vous êtes dans cette situation nous vous conseillons de recourir au logiciel de gestion des notes de frais Notilus qui est spécialisé dans ce domaine.
Pour tracer de manière performante les dépenses professionnelles des collaborateurs d’une entreprise vous pouvez bien évidemment développer en interne un logiciel dédié, voire une évolution de votre ERP si vous en possédez un. Seulement ce type de projet risque de vous coûter de l’argent, du temps et de l’énergie. De plus il existe certains progiciels gratuits spécialisés dans les notes de frais mais ces derniers ne proposent pas tous les services de ceux payants. En effet des innovations permettent par exemple de prendre en photo les justificatifs de paiement et une solution digitale intelligente va automatiquement trouver toutes les informations nécessaires pour finaliser la déclaration.
Conclusion
Le logiciel de suivi des dépenses est puissant et simple, il permet de suivre les dépenses de l’entreprise incroyablement facilement. En un coup d’œil, vous saurez ce que vous dépensez et à quel point vous êtes rentable ou pas. N’importe lequel de ces logiciels de gestion des dépenses professionnelles, serait un bon choix pour votre entreprise en fonction de vos besoins ; donc à vous de voir ce qui conviendrait le mieux à votre entreprise.