Gestion du temps: 10 stratégies pour une meilleure gestion du temps

Le terme gestion du temps est en fait un terme inapproprié. En réalité vous ne pouvez pas gérer le temps ; vous gérez plutôt les événements de votre vie par rapport au temps. Vous pouvez souvent souhaiter plus de temps ; mais vous n’obtenez que 24 heures, 1 440 minutes ou 86 400 secondes par jour. La façon dont vous utilisez ce temps dépend des compétences acquises par l’auto-analyse, la planification, l’évaluation et la maîtrise de soi.

Tout comme l’argent, le temps est à la fois précieux et limité : il doit être protégé, utilisé à bon escient et budgétisé. Les personnes qui pratiquent de bonnes techniques de gestion du temps constatent souvent qu’elles :

• Sont plus productifs ;
• Ont plus d’énergie pour les choses dont ils ont besoin pour accomplir ;
• Sont moins stressé ;
• Sont capables de faire ce qu’ils veulent ;
• Font plus de choses ;
• Établisse des relations plus positives avec les autres ;
• Se sentir mieux dans leur peau.

Trouver une stratégie de gestion du temps qui vous convient le mieux dépend de votre personnalité ; de votre capacité à vous motiver et de votre niveau d’autodiscipline. En intégrant certaines ou l’ensemble des dix stratégies ci-dessous, vous pouvez gérer plus efficacement votre temps.

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1. Sachez comment vous passez votre temps

Analysez où la plupart de votre temps est consacré, travail, famille, personnel, loisirs, etc. Tenir un journal de temps est un moyen utile de déterminer comment vous utilisez votre temps. Commencez par enregistrer ce que vous faites à des intervalles de 15 minutes pendant une semaine ou deux. Évaluez les résultats. Demandez si vous avez fait tout ce qui était nécessaire ; déterminez quelles tâches nécessitent le plus de temps ; déterminez l’heure de la journée où vous êtes le plus productif ; et analysez où la plupart de votre temps est consacré.

Identifier vos tâches les plus chronophages et déterminer si vous investissez votre temps dans les activités les plus importantes ; tout cela peut vous aider à déterminer une ligne de conduite. De plus, il est important d’avoir une bonne idée du temps requis pour les tâches de routine. Cela peut vous aider à être plus réaliste dans la planification et l’estimation du temps disponible pour d’autres activités.

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2. Fixer des priorités

La gestion efficace de votre temps nécessite une distinction entre ce qui est important et ce qui est urgent. Les experts conviennent que les tâches les plus importantes ne sont généralement pas les tâches les plus urgentes. Cependant, nous avons tendance à laisser l’urgence dominer nos vies. Covey, Merrill et Merrill (1994) classent nos activités en quatre quadrants dans leur matrice de gestion du temps :

• Urgent ;
• Pas urgent ;
• Important ;
• Pas important.

Alors que des activités à la fois urgentes et importantes doivent être réalisées, Covey et al. suggère  ceci ; il propose que nous passions moins de temps sur des activités qui ne sont pas importantes (quelle que soit leur urgence) ; afin de gagner du temps pour nous concentrer sur des activités qui ne sont pas urgentes mais importantes. Se concentrer sur ces activités importantes vous permet de mieux contrôler votre temps ; et éventuellement de réduire le nombre de tâches importantes qui deviennent urgentes.

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Établissez une liste de tâches

L’une des façons les plus simples de hiérarchiser les priorités consiste à établir une liste de tâches. Que vous ayez besoin d’une liste quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ; cela dépend de votre style de vie. Faites juste attention à ne pas laisser la liste devenir incontrôlable et ne gardez pas plusieurs listes en même temps. Classez les éléments de votre liste « à faire » par ordre de priorité (à la fois important et urgent). Vous pouvez choisir de regrouper les éléments dans des catégories telles que élevé, moyen et faible ; les numéroter dans l’ordre ou utiliser un système de codage couleur.

Gardez à l’esprit que votre objectif n’est pas de marquer le plus d’articles ; vous voulez plutôt marquer les éléments les plus prioritaires. Le fait d’avoir une liste prioritaire de «choses à faire» vous permet de dire «non» aux activités qui peuvent être intéressantes. Elle peut vous donner un sentiment d’accomplissement mais qui ne correspondent pas à vos priorités de base.

3. Utilisez un outil de planification

Les experts en gestion du temps recommandent d’utiliser un outil de planification personnelle pour améliorer votre productivité. Des exemples d’outils de planification personnelle comprennent des :

• Planificateurs électroniques ;
• Agendas de poche ;
• Calendriers ;
• Programmes informatiques ;
• Tableaux muraux ;
• Fiches et des cahiers.

Écrire vos tâches, vos horaires et vos joggers de mémoire peut libérer votre esprit pour vous concentrer sur vos priorités. Les apprenants auditifs peuvent préférer dicter leurs pensées à la place. La clé est de trouver un outil de planification qui fonctionne pour vous et d’utiliser cet outil de manière cohérente.

Voici quelques rappels lors de l’utilisation d’un outil de planification

Enregistrez toujours vos informations sur l’outil lui-même. Prendre des notes ailleurs qui doivent être transférées plus tard est inefficace.

• Passez en revue votre outil de planification quotidiennement.
• Emportez votre outil de planification avec vous.
• N’oubliez pas de garder une liste de vos priorités dans votre outil de planification et de vous y référer souvent.
• Synchronisez les planificateurs électroniques avec votre ordinateur et rechargez régulièrement les piles de votre planificateur.
• Gardez un système de sauvegarde.

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Suggestions pour l’utilisation d’un assistant numérique personnel (PDA) pour la gestion du temps

Les capacités des PDA varient selon le modèle et certains utilisateurs incluent le WiFi ; ou la technologie cellulaire sur leur appareil portable.

Voici quelques suggestions pour utiliser votre PDA à sa capacité :

• Attribuez une couleur différente pour chaque élément du calendrier afin de pouvoir distinguer les rendez-vous personnels des réunions professionnelles, par exemple ;
• Utilisez la fonction d’application des tâches pour gérer les projets. La plupart des PDA permettent à l’utilisateur de regrouper les tâches sous des rubriques distinctes ; de hiérarchiser les tâches et d’attribuer des délais ;
• Utilisez la fonction de répétition pour les dates récurrentes telles que les anniversaires, les anniversaires et les réunions planifiées régulièrement ;
• Recherchez des logiciels et du matériel supplémentaires compatibles avec votre PDA. Vous pourrez peut-être saisir des informations plus rapidement en utilisant un clavier portable et amovible plutôt qu’un stylet, par exemple. Ou, vous souhaiterez peut-être la possibilité d’accéder à Internet pour récupérer des fichiers ou vérifier d’autres calendriers.
• Placez un cahier de la taille de votre PDA dans votre mallette de transport pour noter «à faire» ; faites-le, si vous avez des difficultés à les enregistrer avec la fonction d’application de tâche de votre PDA.

4. Soyez organisé

Implémentez un système qui vous permet de gérer les informations une seule fois. La plupart des gens trouvent que la désorganisation entraîne une mauvaise gestion du temps. Les organisateurs professionnels vous recommandent de vous débarrasser de l’encombrement. Avec moins d’encombrement, l’étape suivante consiste à mettre en œuvre un système qui vous permet de gérer les informations.

5. Planifiez votre temps de manière appropriée

Bloquez d’abord le temps pour vos activités hautement prioritaires et protégez-le des interruptions. Même les personnes les plus occupées trouvent du temps pour ce qu’elles veulent faire et jugent important. La planification ne consiste pas seulement à enregistrer ce que vous avez à faire ; mais aussi à prendre un engagement de temps pour les choses que vous voulez faire. Une bonne planification nécessite que vous vous connaissiez. En utilisant votre journal de temps, vous devriez avoir déterminé les moments de la journée où vous êtes le plus productif et le plus alerte. Planifiez vos tâches les plus difficiles lorsque vous avez le plus d’énergie. Bloquez d’abord le temps pour vos activités hautement prioritaires et protégez-le des interruptions.

Si vous savez que vous aurez du temps d’attente ou du temps de trajet, planifiez de petites tâches telles que la rédaction d’une lettre ; la rédaction d’une liste de courses, la lecture ou l’écoute de bandes sonores éducatives pour capitaliser sur la perte de temps. Essayez de limiter le temps prévu à environ les 3/4èmes de votre journée ; faite le en laissant du temps pour des activités créatives telles que la planification, le rêve, la réflexion et la lecture.

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6. Délégué : Bénéficiez de l’aide des autres

Le fait de déléguer consiste à identifier les tâches que les autres peuvent effectuer ; sélectionner la ou les personnes appropriées pour les exécuter. Déléguer signifie attribuer la responsabilité d’une tâche à quelqu’un d’autre ; ce qui vous libère du temps pour des tâches qui nécessitent votre expertise. Vous devez sélectionner une personne possédant les compétences, l’expérience, l’intérêt et l’autorité nécessaires pour accomplir la tâche.

Soyez aussi précis que possible dans la définition de la tâche et de vos attentes ; mais laissez à la personne une certaine liberté pour personnaliser la tâche. Vérifiez de temps en temps pour déterminer la progression de la personne et pour lui apporter son aide ; faites-le en faisant attention de ne pas prendre la responsabilité. Enfin, n’oubliez pas de récompenser la personne pour un travail bien fait ou de faire des suggestions d’amélioration si nécessaire.

Une autre façon d’obtenir de l’aide consiste à «acheter» du temps en obtenant des biens ou des services qui vous font économiser du temps. Par exemple, payer quelqu’un pour tondre votre pelouse ou nettoyer votre maison ; utiliser un système informatisé ou rejoindre un covoiturage pour transporter vos enfants à leurs activités parascolaires. Tout cela peut vous laisser du temps libre à consacrer à d’autres activités.

7. Arrêtez de tergiverser

Vous pouvez différer des tâches pour diverses raisons. Peut-être que la tâche semble écrasante ou désagréable. Essayez de diviser la tâche en segments plus petits qui nécessitent moins de temps et entraînent des délais spécifiques et réalistes. Si vous rencontrez des difficultés pour démarrer ; vous devrez peut-être effectuer une tâche préparatoire ; telle que la collecte de documents ou l’organisation de vos notes. Essayez également de créer un système de récompense au fur et à mesure que vous terminez chaque petit segment de la tâche.

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8. Gérer les pertes de temps externes

Votre temps peut être affecté par des facteurs externes imposés par d’autres personnes et choses. Vous pouvez réduire ou éliminer le temps consacré à ces activités en mettant en œuvre quelques conseils simples répertoriés ci-dessous.

Pour le téléphone

• Utilisez la messagerie vocale et réservez du temps pour retourner les appels ;
• Évitez les bavardages. Restez concentré sur la raison de l’appel ;
• Levez-vous pendant que vous parlez au téléphone. Vous êtes plus susceptible de garder la conversation brève ;
• Prenez toutes les mesures nécessaires immédiatement après l’appel ;
• Réservez des heures de la journée pour recevoir des appels et informez les autres de votre disponibilité ;
• Gardez les numéros de téléphone à portée de main près du téléphone.

Pour les visiteurs inattendus

• Établissez des blocs de temps lorsque vous êtes disponible pour les visites ;
• Dites poliment au visiteur que vous ne pouvez pas le rencontrer à ce moment et planifiez la visite à un moment plus pratique ;
• Fixez un délai mutuellement acceptable pour la visite ;
• Lorsque quelqu’un vient à la porte, levez-vous et tenez votre réunion debout.

Pour les réunions

• Connaître à l’avance le but de la réunion ;
• Arrivé à temps ;
• Commencez et terminez la réunion à temps ;
• Préparez un programme et respectez-le. Utilisez un agenda chronométré, si nécessaire ;
• Ne planifiez pas de réunions à moins qu’elles ne soient nécessaires et aient un but ou un ordre du jour précis.

Pour les courriers et e-mail

• Mettez de côté un temps spécifique pour consulter et répondre à votre courrier et à votre courrier électronique ; mais ne le laissez pas s’accumuler au point qu’il devient difficile de trier ;
• Désactivez les fonctionnalités de messagerie instantanée par e-mail ;
• Manipulez chaque article une seule fois, si possible. Mettez en pratique les options de gestion de l’encombrement répertoriées précédemment ;
• Triez le courrier près d’une poubelle et supprimez immédiatement le courrier indésirable de votre boîte aux lettres électronique ;
• Répondez aux messages écrits en répondant en marge ou en bas de la page.

Pour les obligations familiales

• Établir un calendrier principal pour chaque membre de la famille afin d’afficher ses engagements en matière de temps ;
• Rendez chaque membre de la famille responsable de la consultation du calendrier principal pour les conflits potentiels ;
• Créez une zone centrale pour publier des communications telles que des rappels de rendez-vous, des annonces et des messages.

9. Évitez les tâches multiples

Vous perdez du temps lorsque vous passez d’une tâche à une autre, ce qui entraîne une perte de productivité.

Des études psychologiques récentes ont montré que le multitâche ne fait pas gagner de temps. En fait, l’inverse est souvent vrai. Vous perdez du temps lorsque vous passez d’une tâche à une autre ; ce qui entraîne une perte de productivité. Le multitâche de routine peut entraîner des difficultés de concentration et de maintien de la concentration en cas de besoin.

10. Restez en bonne santé

Prévoir du temps pour se détendre peut vous aider à vous ressourcer physiquement et mentalement. Le soin et l’attention que vous vous accordez sont un investissement de temps important. Planifier du temps pour se détendre ou ne rien faire peut vous aider à vous ressourcer physiquement et mentalement ; cela vous permettra d’accomplir des tâches plus rapidement et plus facilement. Apprenez à gérer le temps en fonction de votre horloge biologique en planifiant des tâches prioritaires pendant votre heure de pointe ; c’est à dire l’heure à laquelle votre niveau d’énergie et votre concentration sont à leur meilleur.

Une mauvaise gestion du temps peut entraîner de la fatigue, des sautes d’humeur et des maladies plus fréquentes. Pour réduire le stress, vous devriez vous récompenser pour un succès en gestion du temps. Prenez le temps de reconnaître que vous avez accompli une tâche ou un défi majeur avant de passer à l’activité suivante.

Quelles que soient les stratégies de gestion du temps que vous utilisez ; vous devez prendre le temps d’évaluer comment elles ont fonctionné pour vous. Posez-vous quelques questions simples : avez-vous un bon équilibre entre le travail et la vie familiale? Accomplissez-vous les tâches les plus importantes de votre vie? Investissez-vous suffisamment de temps dans votre bien-être personnel? Si la réponse est «non» à l’une de ces questions ; alors reconsidérez vos stratégies de gestion du temps et sélectionnez celles qui vous conviennent le mieux. N’oubliez pas qu’une gestion du temps réussie aujourd’hui peut entraîner un plus grand bonheur personnel ; de plus grandes réalisations à la maison et au travail, une productivité accrue et un avenir plus satisfaisant.

Pour en savoir plus sur la gestion du temps, voici ci-dessous une vidéo donnant quelques conseils de Jim Rohn sur le sujet.